Formas de registrar los desplazamientos en coche de empresa

Registrar los viajes en coche de empresa puede ser una tarea difícil y puede parecer desalentador para los empresarios. Es importante hacer un seguimiento preciso de todo, desde el kilometraje, el combustible, el mantenimiento o las reparaciones hasta otros gastos relacionados con el uso del coche en nombre de la empresa. Llevar un registro preciso de todos estos detalles no sólo ayuda a las empresas a gestionar sus presupuestos con eficacia, sino que también proporciona registros fiscales útiles. En esta entrada del blog, hablaremos de varias formas de registrar los viajes en coche para que el seguimiento de los gastos sea rápido y sencillo.

Utilizar el seguimiento por GPS

Cuando se utiliza un coche de empresa para viajar a diferentes lugares, hacer un seguimiento del número de kilómetros recorridos puede resultar abrumador. Afortunadamente, ahora puedes utilizar un GPS tracker coche para ayudarle a realizar un seguimiento. Esta tecnología le permite seguir en tiempo real qué ruta toma y cuántos kilómetros recorre. Esto le permite gestionar los gastos de viaje de forma más eficiente y asegurarse de que los costes no se descontrolan. Utilizar la localización por GPS en un coche de empresa es una forma innovadora de gestionar los gastos con precisión.

Llevar un cuaderno de bitácora

Llevar un cuaderno de ruta en el maletero del coche puede ser muy útil. Anotando cada viaje y su propósito, puedes llevar un registro exacto de lo que haces y por qué lo haces. Este cuaderno puede ayudarte a que tus viajes en coche sean más eficientes y a que seas más consciente de tus hábitos de viaje. Además, un diario puede ser útil en caso de accidente o reclamación al seguro, ya que sabrás exactamente dónde has estado y por qué. En resumen, llevar un diario de ruta puede ayudarte a gestionar mejor tus viajes en coche y a controlar mejor tus hábitos de conducción. También es útil tenerlo como copia de seguridad, en caso de que falle el seguimiento por GPS u otra tecnología.

Conserve los recibos de los gastos

Como propietario de un coche de empresa, hay muchos gastos en los que tienes que incurrir, como el combustible y las reparaciones. Para controlar cuánto dinero gasta en estos gastos, es una buena idea hacer fotos de los recibos. De esta forma, tendrá un registro de todos los gastos en los que incurre y podrá ver exactamente a dónde va a parar su dinero. Además, es útil tener esas fotos si, por ejemplo, tienes que informar a una aseguradora de los gastos ocasionados por daños en el coche. Hacer una foto sólo lleva unos segundos, pero puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo en el futuro.

Instalación de software

El seguimiento de los viajes con fines fiscales o empresariales es un proceso que lleva mucho tiempo, pero con el software (móvil) adecuado, puede resultar mucho más fácil. Una buena opción es FleetGoque registra automáticamente tus viajes mientras estás en la carretera. Esto significa que ya no tienes que llevar un registro manual del kilometraje, y los viajes registrados se pueden exportar fácilmente y con precisión a una hoja de cálculo o a un informe. FleetGo no sólo es útil para los usuarios individuales, sino que también puede ser una herramienta valiosa para las empresas que gestionan sus flotas y tienen empleados que están regularmente en la carretera.