Méthodes d'enregistrement des trajets en voiture de société
L'enregistrement des déplacements professionnels en voiture peut être une tâche difficile et sembler décourageante pour les propriétaires d'entreprise. Il est important d'assurer un suivi précis de tous les éléments, qu'il s'agisse du kilométrage, du carburant, de l'entretien ou des réparations, ou encore des autres dépenses liées à l'utilisation de la voiture pour le compte de l'entreprise. La tenue d'un registre précis de tous ces détails aide non seulement les entreprises à gérer efficacement leur budget, mais fournit également des informations fiscales utiles. Dans cet article de blog, nous allons examiner les différentes façons d'enregistrer vos trajets en voiture afin que le suivi des frais de voiture soit rapide et sans douleur !
Utilisation du suivi par GPS
Lorsque vous utilisez une voiture de société pour vous rendre à différents endroits, le suivi du nombre de kilomètres parcourus peut s'avérer fastidieux. Heureusement, vous pouvez désormais utiliser un Traceur GPS voiture pour vous aider à en assurer le suivi. Cette technologie vous permet de suivre en temps réel l'itinéraire que vous empruntez et le nombre de kilomètres que vous parcourez. Vous pouvez ainsi gérer plus efficacement les frais de voyage et vous assurer que les coûts ne deviennent pas incontrôlables. L'utilisation d'un système de localisation GPS sur une voiture de société est un moyen innovant de gérer les dépenses avec précision.
Tenir un journal de bord
Il peut être extrêmement utile de conserver un carnet de bord dans le coffre de la voiture. En notant chaque déplacement et son objectif, vous pouvez savoir exactement ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Ce journal peut vous aider à rendre vos déplacements en voiture plus efficaces et à prendre conscience de vos habitudes de voyage. En outre, un carnet de bord peut s'avérer utile en cas d'accident ou de sinistre, car vous saurez exactement où vous êtes allé et pourquoi. En résumé, la tenue d'un carnet de bord peut vous aider à mieux gérer vos déplacements en voiture et à mieux maîtriser vos habitudes de conduite. Il est également utile de disposer d'une solution de secours en cas de défaillance du système de suivi par GPS ou d'autres technologies.
Conserver les justificatifs des dépenses
En tant que propriétaire d'une voiture de société, vous devez faire face à de nombreuses dépenses, notamment pour le carburant et les réparations. Pour savoir combien d'argent vous dépensez pour ces frais, il est conseillé de prendre des photos des reçus. De cette manière, vous disposez d'un registre de toutes les dépenses que vous effectuez et vous pouvez voir exactement où va votre argent. De plus, il est pratique de disposer de ces photos si, par exemple, vous devez informer un assureur des frais encourus pour des dommages causés à la voiture. Prendre une photo ne prend que quelques secondes, mais cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts à l'avenir.
Installation du logiciel
Le suivi des déplacements à des fins fiscales ou professionnelles est un processus qui prend du temps, mais avec le bon logiciel (mobile), il peut devenir beaucoup plus facile. Une bonne option est FleetGoqui enregistre automatiquement vos trajets lorsque vous êtes sur la route. Cela signifie que vous ne devez plus suivre manuellement le kilométrage et que les trajets enregistrés peuvent être facilement et précisément exportés vers une feuille de calcul ou un rapport. FleetGo n'est pas seulement utile pour les utilisateurs individuels, mais peut également être un outil précieux pour les entreprises qui gèrent leur flotte et dont les employés sont régulièrement sur la route.