Administratie. Er is bijna niemand die er nu echt dol op is. Privé niet, klusjes die met papierwerk te maken hebben stellen we bijna allemaal zo lang mogelijk uit. Dit is geldt natuurlijk voor administratie op het werk. Over het algemeen vinden we het veel werk en zien we het nut er niet van in. Over dat laatste kun je een goede discussie voeren.
De hoeveelheid tijd die het kost, daar hoef je niet over te discussiëren: ja, het gaat vaak om een hoop uren. Maar wist je dat je deze in veel gevallen enorm kunt reduceren?
Minder werk aan het wagenpark
Binnen veel bedrijven is het wagenpark iets wat veel administratie met zich meebrengt. Of het nu om voertuigen gaat die eigendom zijn van het bedrijf, en waarmee alleen tijdens
werktijd wordt gereden, of om leaseauto’s, die aan het einde van de dag met de medewerkers mee naar huis gaan, extra werk in de vorm van rittenregistratie is er (bijna) altijd.
Een groot deel van dat werk komt voort uit de eisen die de belastingdienst stelt aan de rittenregistratie. De Belastingdienst wil graag weten welke ritjes er precies met een zakelijke
auto worden gereden en onder welke noemer deze ritten vallen. Niet omdat ze nu per se zo nieuwsgierig zijn, maar wel omdat ze willen weten of het voertuig ook privé wordt gebruikt. Is dat het geval, dan wordt er namelijk bijtelling gerekend over de het bruto inkomen van een medewerker. Als je geen bijtelling wil mag je nog 500km privé rijden alvorens dit van kracht wordt. Dit is eigenlijk een wassen neus, de meeste mensen rijden wel 500 kilometer privé per maand. Dus dan ben je gebonden aan de bijtelling.
Hoe werkt bijtelling (in het kort)
De bijtelling voor jouw lease auto wordt als volgt berekend: percentage bijtelling x cataloguswaarde – eigen bijdrage (als je die hebt).
een Voorbeeld:
Jouw leaseauto heeft een aankoopwaarde van € 30.000, en een bijtelling van 25% en je hebt een eigen bijdrage van € 1.500 per jaar.
De fiscale bijtelling bedraagt dan: 25% van € 30.000 – € 1.500 = € 6.000 bijtelling per jaar.
Voor de netto bijtelling wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het tarief inkomstenbelasting dat van toepassing is. Als het tarief voor de inkomstenbelasting bijvoorbeeld 37% is, dan is bij bovengenoemd voorbeeld de netto bijtelling 37% van € 6.000, dus € 2.220,- per jaar
Om zeker te weten of een voertuig wel of niet privé wordt gebruikt, zal iedere kilometer die hierin gereden wordt moeten worden geregistreerd. Tenzij er direct wordt besloten dat de
bijtelling sowieso betaald gaat worden, wat bijvoorbeeld bij leaseauto’s die medewerkers naar eigen inzicht mogen gebruiken het geval kan zijn. De rittenregistratie kan aardig wat tijd en
kopzorgen kosten, maar dat hoeft niet! Tegenwoordig kun je het ook vrijwel geheel automatiseren. Een ingebouwd systeem op basis van GPS neemt dan de kilometerregistratie
van je over, en levert een overzicht af dat voldoet aan alle eisen van de belastingdienst. Dat kost zowel de bestuurder als de administratie-afdeling een stuk minder tijd en moeite!
Wat kan er nog meer automatisch?
Dergelijke administratie niet meer handmatig bij hoeven houden, levert veel tijdswinst op, en zorgt voor medewerkers die ergens anders hun handen vrij voor hebben. Het inspireert
misschien ook om eens verder te gaan kijken. Zijn er meer dingen die we (semi)automatisch kunnen laten verlopen op het gebied van administratie? Vaak wel. Wat precies, dat is vaak
afhankelijk van de branche waarin een bedrijf zich bevindt. Maar feit is dat de toenemende automatisering een deel van onze administratie zeker terug kan dringen, en daar plukken we
allemaal de vruchten van.
NL 
EN 
DE